1、口語化 每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應(yīng)該是

格式分析中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式，如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。正文：信文的正文是書信的

中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式 如同一般信函,商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 (1)開頭 開頭寫收信人或收信單位的稱呼。 稱呼單獨占行、頂格書寫,稱呼后用冒號。 (2)正文 信文的正文是書信的主要部分,敘述

1.語言規(guī)范化。隨著對外貿(mào)易的日益頻繁，外貿(mào)函電的語言越來越規(guī)范化，不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標點符號規(guī)范且合乎習慣，而且用于約束各種商務(wù)活動的法律、法規(guī)和慣例的使用，也更為明確。2.內(nèi)容簡明化。外貿(mào)函電要寫

外貿(mào)英語函電的寫作技巧主要有遵循4C原則、注意格式和結(jié)構(gòu)、選擇合適的文體和語氣、運用常用的句型和套語等。1、遵循4C原則 4C原則即簡潔（conciseness）、明確（clarity）、準確（correctness）、得體（courtesy）。簡潔是指用最

(1)準確。商務(wù)信函的內(nèi)容多與雙方的利益有著直接的利害關(guān)系，因而要完整、精確的表達意思，用于乃至標點符號都要做到準確無誤，以免造成不必要的麻煩。(2)簡潔。在做到準確、周到的前提下，應(yīng)用最少的文字表達真實的意思，不

“禮貌，體貼，完整，清楚，簡潔，具體，準確”是現(xiàn)在在外貿(mào)函電的寫作中人們常用的七項基本原則，它綜合了各方面的說法，從一個更為廣泛的角度去解釋商務(wù)信函寫作應(yīng)遵循的原則。陳艷在《商務(wù)英語信函寫作的七C原則及技巧》以

商務(wù)函電寫作技巧文獻綜述的提綱

這個包括很多方面，單從貿(mào)易方面來說你可以結(jié)合不同的文化背景討論商務(wù)英語在商貿(mào)談判中的作 用，當然也可以舉一些比較經(jīng)典的談判事例，比如烏拉圭回合等等，在這些談判中，肯定都會用到 商務(wù)英語的，現(xiàn)在網(wǎng)上這樣的實例很多，

商務(wù)英語要在國際貿(mào)易當中應(yīng)用，具體好處如下：商務(wù)英語作為現(xiàn)代國際化企業(yè)中最重要的交流工具，已經(jīng)成為人們工作學習不可缺少的技能。同時，對許多人尤其是國際化企業(yè)員工來說，商務(wù)英語的溝通技巧和水平已成為影響其工作機會，提

商務(wù)英語是對外貿(mào)易的主要工具,談判者英語表達能力將決定商務(wù)貿(mào)易的成功與否。隨著我國進入國際市場,對外貿(mào)易成為一種主流交易模式。在與其它國家進行貿(mào)易交流時,語言是基礎(chǔ)工具,英語的廣泛應(yīng)用使得對外商務(wù)貿(mào)易中必須選擇商務(wù)英語這一語言。不

商務(wù)英語一般具有簡單化、專業(yè)化和針對性較強的特點,同時期具有較強的實用性,所以在國際貿(mào)易上商務(wù)英語翻譯發(fā)揮著重要的作用,尤其對于書面談判而言更為重要。商務(wù)英語翻譯在貿(mào)易談判中的應(yīng)用需要掌握一定的方法和技巧,在對語言和表達的流暢

3.商務(wù)英語是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)開展的工具。在國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中，雙方的合作需要有效的洽談交流，而商務(wù)英語正是雙方協(xié)商合作的工具。可以通過電子信函等書面材料進行洽談，確定雙方在合作過程中的權(quán)利與義務(wù)。三、如何加強國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中

商務(wù)英語在國際貿(mào)易中的應(yīng)用 篇1 國際貿(mào)易是一種跨國貿(mào)易,其很多會涉及到商務(wù)英語知識,如商務(wù)函電、翻譯及跨文化交流。商務(wù)英語(Business English)是以適應(yīng)國際貿(mào)易職場生活的語言要求為目的,內(nèi)容涉及到商務(wù)活動中的各個方面。近些年,隨著

商務(wù)英語在國際貿(mào)易中的應(yīng)用

由于外貿(mào)函電寫作是以最終達成交易為目的,因此,在寫作過程中,要盡量使用常用的詞匯和簡單句子結(jié)構(gòu),讓對方容易理解,且不需要花太多的時間。用簡短和平實的語言清楚完整地表達必要和相關(guān)的信息即可。 1.多使用簡短熟悉常用詞匯,而不選擇生僻

1、口語化 每一封 外貿(mào)函電 的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來只需要將交談的內(nèi)容寫在紙上而已。多用一些簡單明了

商業(yè)信函和普通的私人信函不同在于概念不同。1、外貿(mào)英語信函是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應(yīng)用文的范疇。2、國際貿(mào)易業(yè)務(wù)具有固定性

1.把握簡潔原則。在國際貿(mào)易競爭愈加激烈的當今世界，簡潔在外貿(mào)函電寫作中顯得尤為重要，要用盡量少的詞來表達完整的意思，同時內(nèi)容要完整、準確，語氣禮貌。（1）適當使用縮略語。在長期的發(fā)展中，外貿(mào)行業(yè)逐步形成了許多既定

三：抓住細節(jié)詞匯 外貿(mào)函電的特點就是語言簡潔精煉，雖然字數(shù)不多，但要把想說的都傳達給客戶，所以就要學會抓住細節(jié)詞匯。庫存不多，英文可以用low stock表達。沒有庫存，是out of stock;庫存充足，是sufficient stock。很多

3、選擇合適的文體和語氣 文體和語氣上要注意是選擇正式還是非正式、主動還是被動、肯定還是否定。根據(jù)不同的目的、對象和場合，選擇適當?shù)奈捏w和語氣。一般來說，外貿(mào)英語函電應(yīng)該使用正式、主動和肯定的文體和語氣，以顯示專業(yè)

三，做大量的函電電文練習。最后，就是理論聯(lián)系實際了。因為在工作中肯定有很多機會要你準備函電的，這時候就可以模仿范文，來做自己的函電了。 以上是個人的一點經(jīng)驗之談，希望對樓主有益。

在外企工作外貿(mào)函電是否經(jīng)常性使用,怎樣提高函電的寫作水平?

商務(wù)外貿(mào)函電的書寫原則: 一、Courtesy 禮貌:語言要有禮且謙虛,及時地回信也是禮貌的表現(xiàn). 例如: We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog.

商務(wù)英語函電的主要特點 (1)以英語為外貿(mào)交流媒介。商務(wù)英語函電是以英語為交流媒介進行外貿(mào)信息傳遞一種商務(wù)信函。在外貿(mào)活動中所使用的英語語言表達既正式又言簡意賅,既專業(yè)又得體。(2)與國際貿(mào)易息息相關(guān)。商務(wù)英語函電與

外貿(mào)函電的特點就是語言簡潔精煉，雖然字數(shù)不多，但要把想說的都傳達給客戶，所以就要學會抓住細節(jié)詞匯。庫存不多，英文可以用low stock表達。沒有庫存，是out of stock;庫存充足，是sufficient stock。很多業(yè)務(wù)員寫郵件特別愛

具有效率高、經(jīng)濟性與簡潔性的特點。外貿(mào)英語函電的作用：1、提高對外貿(mào)易的工作效率、降低成本 外貿(mào)英語函電使得工作效率非常高，省時省力。使用紙文件逐漸減少，工作量變小、變得比較簡單，相關(guān)的信息可以通過商務(wù)函電快速傳送

商務(wù)英語論文探討了外貿(mào)函電的獨特用詞特征，它是國際商務(wù)溝通的關(guān)鍵橋梁。本文以Bobby的6C原則（正確性、簡潔性、明確性、考慮周全性、連貫性）為指導，探討了詞匯選擇、適應(yīng)不同情境的策略，以及信息交換中的文化差異。1.

一、外貿(mào)英語函電的特點 1.語言規(guī)范化。隨著對外貿(mào)易的日益頻繁，外貿(mào)函電的語言越來越規(guī)范化，不僅要求用詞、造句、語法、拼寫和標點符號規(guī)范且合乎習慣，而且用于約束各種商務(wù)活動的法律、法規(guī)和慣例的使用，也更為明確。2.

一、外貿(mào)函電特征 （一）以外貿(mào)語言為載體。外貿(mào)函電是以外貿(mào)語言為載體在國際貿(mào)易活動中傳遞信息。外貿(mào)活動中涉及到的語言，具有鮮明的特點，其風格簡約、禮貌、完整并且正式，使用詞匯要求專業(yè)、精確。（二）以外貿(mào)知識為背景。

外貿(mào)函電的特點

外貿(mào)英語函電使得工作效率非常高，省時省力。使用紙文件逐漸減少，工作量變小、變得比較簡單，相關(guān)的信息可以通過商務(wù)函電快速傳送給客戶或合作伙伴，同時為企業(yè)降低了成本。2、為企業(yè)挖掘更多新客戶，加深彼此之間的聯(lián)系 企業(yè)可以

外貿(mào)函電就是指外貿(mào)業(yè)務(wù)往來的過程中，設(shè)計到的一些文字表達的方式，包括信件，電報，電傳，傳真，email等，反正就是你在跟客戶交流的過程中要用到的一些來往形式，說簡單點就是用英文寫信。入手。。。推薦幾本書，我上學的

外貿(mào)函電是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中的一種實用語言，與外貿(mào)實務(wù)緊密聯(lián)系，圍繞外貿(mào)的整個流程，即建立貿(mào)易關(guān)系、詢盤、報盤、還盤、下單、訂合同、安排裝運、支付貨款、投保、抱怨或索賠、理賠或仲裁展開。它要求從業(yè)人員在掌握外貿(mào)實務(wù)知

是，外貿(mào)函電是最切近實務(wù)的課程。因為比國際貿(mào)易其他虛頭八腦的學科實用多了，直接學了就要直接用的，比你學的國際貿(mào)易實務(wù)都有用。主要許學習函電的格式和常用語，表示專業(yè)，其實也是格式化了為了省事，畢竟函電一般都是商

外貿(mào)函電是外貿(mào)員最基本要做的工作。我們在貿(mào)易談判中，達成交易的溝通方式大體分為兩種：口頭磋商和書面磋商。1、口頭磋商是只交易雙方面對面的協(xié)商有關(guān)交易條件，最后達成交易。其主要途徑包括邀請客戶來訪，參加各種國際商品交

外貿(mào)函電是外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作嗎?誰能給我講講公司里做函電是怎么回事?

1、外貿(mào)函電:回信 外貿(mào)函電:回信（英文版） Dear Mr. / Ms,Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment. I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and

外貿(mào)英語函電寫作技巧介紹如下：一：內(nèi)容輕重有分 一般來說，重要或強調(diào)的事情都放在信件的開頭或結(jié)尾，并且不能用含糊不清的主詞，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的內(nèi)容要用and來連接，較輕的就放在次要的句

外貿(mào)英語函電的寫作技巧主要有遵循4C原則、注意格式和結(jié)構(gòu)、選擇合適的文體和語氣、運用常用的句型和套語等。1、遵循4C原則 4C原則即簡潔（conciseness）、明確（clarity）、準確（correctness）、得體（courtesy）。簡潔是指用最

商務(wù)英語函電是遵循實用性、可操作性原則，結(jié)合外經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)的特點，選材力求實用、新穎。全書分為6個項目，共14個單元。項目一介紹商務(wù)英語函電的基本寫作要素及如何建立業(yè)務(wù)關(guān)系；項目二介紹價格談判，包括詢盤、報盤、還盤和受

關(guān)于商務(wù)英語函電和外貿(mào)英語函電

商務(wù)英語函電 　　 商務(wù)英語函電的主要特點 　　(1)以英語為外貿(mào)交流媒介。商務(wù)英語函電是以英語為交流媒介進行外貿(mào)信息傳遞一種商務(wù)信函。在外貿(mào)活動中所使用的英語語言表達既正式又言簡意賅,既專業(yè)又得體。 　　(2)與國際貿(mào)易息息相關(guān)。商務(wù)英語函電與國際貿(mào)易、國際貿(mào)易實務(wù)課程等緊密相聯(lián),而且在國際貿(mào)易活動中的詢盤、報盤、還盤、下單、簽訂合同、貨物運輸?shù)缺粡V泛地運用。所以一個合格的國際貿(mào)易從業(yè)人員應(yīng)該系統(tǒng)扎實地掌握國際貿(mào)易的專業(yè)知識。 　　 商務(wù)英語函電在外貿(mào)活動中的問題和解決方法 　　近年來,隨著我國與世界各國貿(mào)易活動日漸頻繁和復雜,外經(jīng)貿(mào)人才實現(xiàn)有效業(yè)務(wù)溝通的實際能力已成為許多外貿(mào)企業(yè)考查職員和招聘新人的標準之一。以下筆者結(jié)合自身的外貿(mào)實踐活動對外貿(mào)業(yè)務(wù)工作中常出現(xiàn)的問題及應(yīng)對方法作了如下歸納: 　　(1)外貿(mào)業(yè)務(wù)工作中常存在的問題 　　(2)解決方法 　　1)專業(yè)知識要過硬。商務(wù)英語函電的專業(yè)知識是外貿(mào)業(yè)務(wù)人員從事外貿(mào)工作的必備基礎(chǔ),再加上外貿(mào)工作的高風險,這就迫切要求外貿(mào)工作者必須熟練地掌握好商務(wù)英語函電專業(yè)知識。在打好外貿(mào)業(yè)務(wù)知識的基礎(chǔ)上,通過不斷強化實踐練習來提高學生的動手操作能力。 　　2)養(yǎng)成細心嚴謹?shù)耐赓Q(mào)業(yè)務(wù)工作風格。在外貿(mào)制單的過程中,業(yè)務(wù)員的細心嚴謹是一項基本的`素質(zhì)要求。只有細心謹慎地處理外貿(mào)單據(jù)中的每一個小細節(jié),才能很好地確保單據(jù)被制作出來后無誤。與之相反,如果做事浮躁、粗心大意,那在制單過程中肯定會遇到很多問題,導致單據(jù)錯誤率高。結(jié)語商務(wù)英語函電已經(jīng)成為對外貿(mào)易的重要組成部分,在經(jīng)濟迅速發(fā)展的現(xiàn)代社會,它會隨著外貿(mào)活動的開展不斷向前發(fā)展。所以,作為外貿(mào)業(yè)務(wù)人員,只有通過對外貿(mào)函電知識系統(tǒng)地學習、不斷地操練、模仿和實踐,才能更好地鞏固所學的知識,從而更好地培養(yǎng)和有效地提高運用英語函電的能力。 ;
　　在國際中，通用的商務(wù)英語信函我們來了解一下吧。下面是我給大家整理的國際商務(wù)英語函電范文，供大家參閱! 　　國際商務(wù)英語函電范文：介紹信 　　實例之一： 　　Dear Mr. / Ms., 　　This is to introduce Mr. Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business. 　　We shall appreciate any help you can give Mr. Jones and will always be happy to reciprocate. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐， 　　現(xiàn)向您推薦我們的市場專家弗蘭克·瓊斯先生。他將因公務(wù)在四月15日到四月中旬期間停留倫敦。 　　我們將非常感謝您向瓊斯先生提供的任何幫助，并非常高興施以回報。 您誠摯的 　　實例之二： 　　Dear Mr. / Ms, 　　We are pleased to introduce Mr. Wang You, our import manager of Textiles Department. Mr. Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season. 　　We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐， 　　我們非常高興向您介紹我們紡織部的進口經(jīng)理王有先生。王先生將在你市度過三周，他要與主要的生產(chǎn)廠家拓展商務(wù)并為下一季度采購裝飾織品。 　　如能介紹他給可靠的生產(chǎn)廠家，向他提供所需的任何幫助或建議，我們將不勝感謝。 　　您誠摯的 　　國際商務(wù)英語函電范文：通知與確認 　　實例之一： 通知對方接到來信Acknowledging receipt of letters 　　1. Dear Mr. / Ms, 　　thank you for your letter No. A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas. We have passed it on to our Technical Department for their consideration. 　　We shall reply as soon as possible. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　謝謝您五月六日標號為A-3的來信，該信向我們提供6 UI-4 圖像數(shù)據(jù)。我們已把該信轉(zhuǎn)給了技術(shù)部，備他們考慮。 　　我們將盡快回信 　　你誠摯的 　　2. Dear Mr/Ms, 　　We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department. We look forward to further cooperation with you. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　我們今天收到了有關(guān)紐約小麥交易所的業(yè)務(wù)信息，非常感謝，我們的研究部門將充分利用這些信息。 　　期待與你進一步合作。 　　你誠摯的 　　實例之二： 確認達成的協(xié)議 Confirming agreements reached 　　3. Dear Mr. / Ms, 　　Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers. You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you. 　　I plan to put this into effect at once. But, I first want to make sure that I understand you correctly. If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　上周五，我們討論了次品集裝箱的問題，你建議我只需把顧客每月退回的次品集裝箱的數(shù)量寫個報告給你，而不是直接退集裝箱。 　　我計劃立即付諸現(xiàn)實。但我想確認我理解正確， 到下周為止，如我不能收到你的來信，我即認為 你沒有異議。 　　你誠摯的 　　國際商務(wù)英語函電范文：約定 　　實例之一： 　　Dear Mr./Ms, 　　Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest. 　　Yours faithfully, 　　尊敬的先生/小姐 　　我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開樣品房的事宜，他會于 六月3日下午2：00點拜訪您。 　　請告知這個時間對您是否方便。如不方便，請建議具體時間。 　　您誠摯的 　　 　　Dear Mr. / Ms, 　　Thank you for your letter informing us of Mr. Green’s visit during June 2-7. Unfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Pairo and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return. 　　We look forward to hearing from you. 　　Yours faithfully, 　　尊敬的先生/小姐 　　謝謝來函告知我方六月2-7日格林先生的來訪。不巧，我們的總經(jīng)理艾得華先生現(xiàn)正在巴黎，到六月中旬才能回來。但他回來后愿意在任何時間會見格林先生。 希望收到您的來信。 　　您誠摯的 　　實例之二： 　　Dear Mr/Ms, 　　I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday, (October 5-9). I should like to call on you to discuss our new monitor. Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient? 　　I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me. If the day is not convenient, will you please suggest another. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　我是達拉斯W/P電子公司的代表，將于下周一到周五(10月5-9日)住留昆明。我樂于請您商討我們新的顯示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便? 從周二，即9月29日，我將住在北京的長城賓館，直到周六，即10月4日，在那會有通知給我。如商討日期不方便，請另外建議。 　　 　　Dear Mr/Ms, 　　Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable. We will be happy to meet with you at 9:30 a.m. on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you. We look forward to meeting you. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　我們將很高興與您會面并與您商談新的顯示器，但10月6日不太合適。如方便的話，我們愿在10月7日與您會面。 　　期待與您見面。 　　您誠摯的 　　實例之三： 　　Dear Mr. / Ms, 　　I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe. 　　I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m. on that day. 　　If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　我現(xiàn)正在漢堡參觀港口，以讓歐洲了解并使用我們的新型集裝箱。 　　星期三即六月4日，我將到安特衛(wèi)普，我會于當天下午2：00打電話給你。 對此約定如不來信，我將認為于這個時間打電話是方便的。 　　您誠摯的 　　實例之四: 　　Dear Mr. / Ms, 　　Mr. Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two. 　　I will appreciate your letting me know whether you will be able to come. Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　杰克巴倫先生，我們的人事主任，讓我向你申請會計職位表示感謝，并請你于7月5日星期五的下午兩點半來見他。 　　是否能來，請告知，多謝。 　　您誠摯的 　　 　　Dear Mr./ Ms, 　　Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30. I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me. 　　Yours faithfully 　　尊敬的先生/小姐 　　謝謝昨日來信通知我面試，我將于要求的7月5日，周五下午兩點半到達，并帶去我的證書及其它書面材料。 　　你誠摯的 　　
我在沈陽經(jīng)通學的，外貿(mào)函電和學英語不一樣，并不是量變了質(zhì)就會變化，你要學習如何發(fā)一封就是一封有效郵件，而不是每天重復的做無用功。那樣如果你的郵件沒有技術(shù)含量，即使一天發(fā)一萬封也是徒勞，但是如果你會分辨客戶，因人而異，所寫的內(nèi)容足夠吸引客戶，那么一封可能就是制勝關(guān)鍵。
雅虎的郵箱比較好，特別是更新后的版面，無限量的，還可以把客戶郵件單獨存放到文件夾中，我一直在用，比較方便。
商務(wù)信函一般由：信頭、編號和日期、封內(nèi)地址、稱呼、事由、信文、結(jié)尾敬語、簽署、附件、附言等組成。 信頭（Heading）：指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。 地址：英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名；第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名；然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。 日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997（最為普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可寫成97,以免引起歧義。 信內(nèi)地址：在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。 稱呼（Salutation）是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，要求從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。寫給公務(wù)上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）不用專指某個人。注意：Dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數(shù)形式出現(xiàn)，前不加Dear，是Dear Sir的復數(shù)形式（有時也可Dear Sirs）。寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。 事由：在公務(wù)信函中，通常在稱呼與正文之間，有Re：或Subject：（事由）字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應(yīng)在底下加橫線、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。 正文（Body of the Letter）：位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。 結(jié)束語：恭維性的，位置在正文下面一到兩行的地方，從正文的開頭偏右的位置，句末用逗號，比較常用的是truely yours（yours truely）或者faithfully yours、sincerely yours。 簽名：此項是必需的，結(jié)束語后的一到兩行后面，也是在信紙的中間偏右的位置開始寫，同時，在結(jié)束語的正下方簽名下面要用機器打出簽名，以便于對方識別。還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面。 附言：該內(nèi)容可有可無，簽名下方用PS開頭，表示下面的內(nèi)容是補充的，ps應(yīng)和正文齊頭。附言應(yīng)盡量簡短。而一般盡量避免使用附言，因為這樣表明你正文的內(nèi)容未考慮完備。 附件：有時按需要應(yīng)該添加。信紙的左下下，用英文字母encl：或者enc：表明后面是附件的內(nèi)容。 商務(wù)外貿(mào)函電的書寫原則： 一、Courtesy 禮貌：語言要有禮且謙虛，及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。 例如： We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it. You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May. 二、Consideration 體諒：寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對方。 例如： "You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. "就比"We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month." 要好。 三、Completeness 完整 一封商業(yè)信函應(yīng)概況了各項必需的事項，如邀請信應(yīng)說明時間、地點等，確忌寄出含糊不清的信件。 四、Clarity 清楚：意思表達明確，要注意： （一）避免用詞錯誤： 例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services. 此處bimonthly有歧義：可以是twice a month 或者once two month.故讀信者就迷惑了，可以改寫為： 1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. 2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco. 3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco. （二）注意詞語所放的位置： 例如： 1. We shall be able to supply 10 cases of the item only. 2. We shall be able to supply 10 cases only of the item. 前者則有兩種商品以上的含義。 （三）注意句子的結(jié)構(gòu)： 例如： 1.We sent you 5 samples yesterday of the goods which you requested in your letter of May 20 by air. 2.We sent you, by air, 5 samples of the goods which you requested in your letter of May 20. 五、Conciseness 簡潔 （一）避免廢話連篇： 例如： 1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改為：We appreciate your letter... 2.Enclosed herewith please find two copies of...可改為: We enclose two copies of... （二）避免不必要的重復： （三）短句、單詞的運用： Enclosed herewith----->enclosed at this time----->now due to the fact that----->because a draft in the amount of $1000----->a draft for $1000 六、Concreteness 具體 七、Correctness 正確 還有一些句子示例供參考 1.通知 本廠已遷移到上述地址, 特此通知。 I inform you that I have now removed my factory to the above address. 我方已在本市開設(shè)貿(mào)易與總代理店, 特此通知。同時, 懇請訂購。 Having established ourselves in this city, as merchants and general agents, we take the liberty of acquainting you of it, and solicit the preference of your order. 本公司于5月1日將改為股份有限公司, 特此奉告。 We are pleased to inform you that our business will be turned into a limited company on the 1st May. 本公司股東年會, 將于3月1日在銀行家俱樂部召開, 特此函告。 Notice is hereby given that the annual general meeting of the shareholders of our company will be held at the Bankers' Club on Mar. 1. 今天我們已付給R.S.先生120美元, 特此告知。 By this we inform you that we have today paid Mr. R.S. $120. 通過這些渠道, 他們會發(fā)來甚多訂單, 特此函告。 Through these lines, we intimate you that they may send you considerable orders. 2.回信 公司斷定我們所提供的貨色優(yōu)良, 價格公道, 感謝貴公司給我們一個機會, 使我們的要求得以實現(xiàn)。 We are certain that we are offering a sound article at popular price, and we should appreciate an opportunity to substantiate our claims. 貴公司5月6日函悉, 本公司無法承購貴公司開價的商品。此復。 In answer to your favour of the 6th May, we inform you that we are unable to take the goods offered by you. 關(guān)于貴公司所詢麥麩一事, 現(xiàn)可提供該貨20噸。 In answer to your inquiry for bran, we offer you 20 tons of the same. 貴函收悉, 此地商場仍保持平靜。 Answering to your letter, we state that the market remains quiet. 至今未復5月8日貴函, 甚感歉疚, 還望原諒。 Kindly excuse our not replying to your favour of the 8th May unitl today. 本月8日貴函敬悉。??先生是位誠實可靠的人, 特此告知。 In response to your letter of the 8th inst., I am pleased to say that Mr. ?? is a man of trustworthy character. 關(guān)于所詢H.先生的情況, 謹此高興地告知, 他是一位足以信賴的人。 In response to your inquiry respecting Mr. H., we have pleasure in stating that he is a thoroughly reliable man. 關(guān)于S.公司的情況, 我們特此欣然函復。 We are glad to answer your inquiry concerning S. & Company. 關(guān)于J.先生的情況, 謹此高興地告知, 我們認為他是絕對可以信賴的人。 Answering to your inquiry respecting Mr. J., we are pleased to say that we found him absolutely reliable. 17日貴函關(guān)于結(jié)帳一事, 謹此告知, 我們將很快寄去支票。 Replying to your letter of the 17th respecting the account, I will send you a cheque shortly. 3.收訖 您昨日來信已收悉, 謹于此按您所約定的條件。接受此項任務(wù)。 I acknowledge receipt of your letter of yesterday, and gratefully accept the appointment on the terms you mention. 6月1日貴函敬悉。 We are pleased to acknowledge receipt of your favour of the 1st June. 本月5日來函敬悉。 We acknowledge receipt of your letter of the 5th inst. 本商品將于12月最后一班輪船付運, 貨到時請惠于告知。 Kindly acknowledge receipt, and have the goods sent by the last steamer in December. 我們?nèi)缙谑盏侥?月15日的信, 信中所談事宜盡悉。謝謝。 We duly received your favour of the 15th May, contents of which we note with thanks. 6月6日來函收悉, 我們無法交運該貨, 甚感遺撼。 We are in possession o fyour favour of the 6th June, and regret having to inform you that it is impossible for us to deliver the goods. 7月15日寄來的貨物發(fā)票收悉。 We are in possession of your invoice of the 15th July. 7月7日的貴函收悉, 感謝您訂購下列貨物: ... Your favour of the 7th July is at hand, and thank you for your order for: ... 7月10日來函敬悉。 Your favour of the 10th July came duly to hand. 您昨天的信和所附來的100美元的支票均已收悉。 Your favour of yesterday covering a chequie of $100 is duly to hand. 昨天貴函已收悉。 Your favour of yesterday is duly received. 我們已收到您昨日寫的信。 We have received your letter of yesterday. 我們?nèi)缙谑盏侥蛉瞻l(fā)來的信。 We duly received your letter of yesterday. 我們于5月1日收到您4月3日的信。 We received on the 1st May your valued favour dated 3th April. 我們?nèi)缙谑盏侥?月27日函和附來的150美元的匯票。 We duly received your favour of the 27th May, with a draft for $150. 2月6日來函收悉。 We have received your letter dated 6th February. 您6月5日的來函收悉, 多謝。 We have to own with thanks the receipt of your favour of 6th June.
電子商務(wù)企業(yè)在電子商務(wù)活動中利用網(wǎng)頁或者電子郵件的形式向其合作伙伴或客戶發(fā)出的消息和信函。 商務(wù)函電的內(nèi)容和用途較多，舉例如下： 建立商務(wù)關(guān)系 終止商務(wù)合同 信用咨詢 請求擔任代理 接受代理請求 拒絕代理請求 邀請參觀貿(mào)易展銷會 接受邀請 謝絕邀請 類似這些用途的正式郵件都屬于商務(wù)函電。電子商務(wù)函電就是電子商務(wù)企業(yè)的商務(wù)函電。
首先必須具備普通英語的寫作水平，然后加強外貿(mào)專業(yè)詞匯，專業(yè)術(shù)語，縮略詞，專業(yè)短語，以及外貿(mào)函電的專業(yè)格式的學習，這些知識都是寫好外貿(mào)函電的基本條件，當然還必須具備外貿(mào)業(yè)務(wù)的實踐經(jīng)驗，然后才能夠真正的寫出符合外貿(mào)行業(yè)規(guī)范的專業(yè)外貿(mào)函電。
商業(yè)信函和普通的私人信函不同在于概念不同。1、外貿(mào)英語信函是國際貿(mào)易業(yè)務(wù)中普遍采用的信息交流方式，私人英語信函是以英語作為交流語言的群體的個人之間信息交流的方式之一，它們都屬于應(yīng)用文的范疇。2、國際貿(mào)易業(yè)務(wù)具有固定性、正規(guī)性、長期性、程序性、模式化等特點，所以業(yè)務(wù)雙方的信息交流方式：外貿(mào)英語信函在文體上也就有了相應(yīng)的特點。私人之間的信息交流具有隨意、自由、個性化、非正規(guī)化、非程序化等特點，所以私人英語信函在文體上也有其特色。格式分析中文商業(yè)商務(wù)信函的寫作格式，如同一般信函，商業(yè)信文一般由開頭、正文、結(jié)尾、署名、日期等5個部分組成。 開頭：開頭寫收信人或收信單位的稱呼。稱呼單獨占行、頂格書寫，稱呼后用冒號。正文：信文的正文是書信的主要部分，敘述商業(yè)業(yè)務(wù)往來聯(lián)系的實質(zhì)問題。結(jié)尾往往用簡單的一兩句話，寫明希望對方答復的要求。如“特此函達，即希函復?！蓖瑫r寫表示祝愿或致敬的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。具體的范文模板鏈接：https://pan.baidu.com/s/1bIq3X-uq-1xNXarsPFxOIQ ?pwd=t3u2 提取碼: t3u2
文獻綜述是對某一方面的專題搜集大量情報資料后經(jīng)綜合分析而寫成的一種學術(shù)論文， 它是科學文獻的一種。 格式與寫法 文獻綜述的格式與一般研究性論文的格式有所不同。這是因為研究性的論文注重研究的方法和結(jié)果，特別是陽性結(jié)果，而文獻綜述要求向讀者介紹與主題有關(guān)的詳細資料、動態(tài)、進展、展望以及對以上方面的評述。因此文獻綜述的格式相對多樣，但總的來說，一般都包含以下四部分：即前言、主題、總結(jié)和參考文獻。撰寫文獻綜述時可按這四部分擬寫提綱，在根據(jù)提綱進行撰寫工。 前言部分，主要是說明寫作的目的，介紹有關(guān)的概念及定義以及綜述的范圍，扼要說明有關(guān)主題的現(xiàn)狀或爭論焦點，使讀者對全文要敘述的問題有一個初步的輪廓。 主題部分，是綜述的主體，其寫法多樣，沒有固定的格式。可按年代順序綜述，也可按不同的問題進行綜述，還可按不同的觀點進行比較綜述，不管用那一種格式綜述，都要將所搜集到的文獻資料歸納、整理及分析比較，闡明有關(guān)主題的歷史背景、現(xiàn)狀和發(fā)展方向，以及對這些問題的評述，主題部分應(yīng)特別注意代表性強、具有科學性和創(chuàng)造性的文獻引用和評述。 總結(jié)部分，與研究性論文的小結(jié)有些類似，將全文主題進行扼要總結(jié)，對所綜述的主題有研究的作者，最好能提出自己的見解。 參考文獻雖然放在文末，但卻是文獻綜述的重要組成部分。因為它不僅表示對被引用文獻作者的尊重及引用文獻的依據(jù)，而且為讀者深入探討有關(guān)問題提供了文獻查找線索。因此，應(yīng)認真對待。參考文獻的編排應(yīng)條目清楚，查找方便，內(nèi)容準確無誤。關(guān)于參考文獻的使用方法，錄著項目及格式與研究論文相同，不再重復。
　　一、 文獻綜述的類型、特點及作用 　　文獻綜述是“一種在分析、比較、整理、歸納一定時空范圍內(nèi)有關(guān)特定課題研究的全部或大部情報的基礎(chǔ)上,簡明的類述其中的最重要部分,并標引出處的情報研究報告”。文獻綜述的定義包含三個基本要素:首先,文獻綜述反映原始文獻有一定的時間和空間范圍,它反映一定時期內(nèi)或是某一時期一定空間范圍的原始文獻的內(nèi)容。其次,文獻綜述集中反映一批相關(guān)文獻的內(nèi)容。其它二次文獻如題錄、索引、文摘、提要等一條只能揭示一篇原始文獻的外表信息或內(nèi)容信息,且各條目之間沒有聯(lián)系,而綜述一篇可集中一批相關(guān)文獻,且將這批文獻作為一個有機整體予以揭示,信息含量比二次文獻多得多。第三,文獻綜述是信息分析的高級產(chǎn)物。書目、索引等是對原始文獻的外表特征進行客觀描述,不涉及文獻內(nèi)容,編寫人員不需了解原始文獻的內(nèi)容,也不需具備相關(guān)學科的基礎(chǔ)知識;提要、文摘是對原始文獻的內(nèi)容作簡要介紹和評價,編寫人員需要具有相關(guān)學科的一些基礎(chǔ)知識,以識別和評價原始文獻;文獻綜述則要求編寫人員對綜述的主題有深入的了解,全面、系統(tǒng)、準確、客觀地概述某一主題的內(nèi)容。運用分析、比較、整理、歸納等方法對一定范圍的文獻進行深度加工,對于讀者具有深度的引導功能,是創(chuàng)造性的研究活動。 　　1.文獻綜述的類型可以從不同的角度對文獻綜述進行劃分,最常見的方法是根據(jù)文獻綜述反映內(nèi)容深度的不同即信息含量的不同劃分 　　按照文獻綜述信息含量的不同,可將文獻綜述分為敘述性綜述、評論性綜述和專題研究報告三類。 　　敘述性綜述是圍繞某一問題或?qū)ｎ},廣泛搜集相關(guān)的文獻資料,對其內(nèi)容進行分析、整理和綜合,并以精煉、概括的語言對有關(guān)的理論、觀點、數(shù)據(jù)、方法、發(fā)展概況等作綜合、客觀的描述的信息分析產(chǎn)品。敘述性綜述最主要特點是客觀,即必須客觀地介紹和描述原始文獻中的各種觀點和方法。一般不提出撰寫者的評論、褒貶,只是系統(tǒng)地羅列。敘述性綜述的特點使得讀者可以在短時間內(nèi),花費較少的精力了解到本學科、專業(yè)或課題中的各種觀點、方法、理論、數(shù)據(jù),把握全局,獲取資料。 　　評論性綜述是在對某一問題或?qū)ｎ}進行綜合描述的基礎(chǔ)上,從縱向或橫向上作對比、分析和評論,提出作者自己的觀點和見解,明確取舍的一種信息分析報告。評論性綜述的主要特點是分析和評價,因此有人也將其稱為分析性綜述。評論性綜述在綜述各種觀點、理論或方法的同時,還要對每種意見、每類數(shù)據(jù)、每種技術(shù)做出分析和評價,表明撰寫者自己的看法,提出最終的評論結(jié)果?？梢詥l(fā)思路,引導讀者尋找新的研究方向。 　　專題研究報告是就某一專題,一般是涉及國家經(jīng)濟、科研發(fā)展方向的重大課題,進行反映與評價,并提出發(fā)展對策、趨勢預測?！笆且环N現(xiàn)實性、政策性和針對性很強的情報分析研究成果”。其最顯著的特點是預測性,它在對各類事實或數(shù)據(jù)、理論分別介紹描述后,進行論證、預測的推演,最后提出對今后發(fā)展目標和方向的預測及規(guī)劃。專題研究報告對于科研部門確定研究重點和學科發(fā)展方向,領(lǐng)導部門制定各項決策,有效實施管理起著參考和依據(jù)的作用。這一類綜述主要表現(xiàn)為預測報告,可行性研究報告,專題調(diào)研報告,建議、對策與構(gòu)想報告等。 　　按文獻綜述報道內(nèi)容的時間范圍劃分,可分為動態(tài)性綜述、回顧性綜述和預測性綜述。動態(tài)性綜述主要以描述近期內(nèi)各類現(xiàn)實動態(tài)為主,如政治動態(tài)、科研動態(tài)、體育動態(tài)、經(jīng)濟動態(tài)等。新聞綜述就是典型的動態(tài)綜述。這類綜述的時效性強,反映最新發(fā)展態(tài)勢?；仡櫺跃C述描述過去一定時期內(nèi)的成果和發(fā)展歷程,總結(jié)性較強,以作為當前的借鑒參考。預測性綜述是在綜述的基礎(chǔ)上,對未來一定時期內(nèi)的發(fā)展方向和目標提出預測。 　　按照綜述報道的時空范圍劃分,可分為縱向綜述和橫向綜述?？v向綜述按時間發(fā)展的順序展開敘述,可揭示綜述主題的發(fā)展速度;橫向綜述不分時序,按照主題或地域、國家、產(chǎn)品等展開敘述,有利于在同一水平上對比。按照綜述的服務(wù)對象劃分,可分為決策性綜述、研究性綜述和普及性綜述。決策性綜述主要目的是對各級領(lǐng)導部門提供決策參考。在綜述的基礎(chǔ)上,重在提出建議即決策的依據(jù)。研究性綜述為科研人員的科學研究工作服務(wù),專業(yè)性較強,不需要對基本概念、原理的介紹。普及性綜述面向廣大讀者,目的是讓一般讀者了解某一主題、學科、事物的概況,有一個基本認識,一般包括基本概念、狀況、現(xiàn)狀、趨勢的簡單全面的介紹。按照綜述文獻報道的對象劃分,可分為學科綜述、文獻綜述和會議綜述、專題綜述等。學科綜述,綜述某一學科的發(fā)展態(tài)勢;文獻綜述,綜述一批文獻的研究成果,分析這批文獻的內(nèi)在規(guī)律;會議綜述,綜合報道會議上提出的各種觀點、理論,一般作者不加評價;專題綜述,綜述某一專題領(lǐng)域的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢。 　　文獻綜述的特點 　　文獻綜述的內(nèi)容特征前已述及,文獻綜述是一種高級情報研究產(chǎn)品,它是對原始文獻的再創(chuàng)造。其內(nèi)容特點如下: 　　內(nèi)容的綜合:這是文獻綜述最基本的特點,包含兩方面的含義。一方面,文獻綜述首先表現(xiàn)出對大量文獻的綜合描述。各種類型的綜述,其基礎(chǔ)都是綜合敘述。“必須將每一篇需綜述的原始文獻置于上下文里,并用某一方面的知識對其進行分析和綜合”。另一方面,它綜述廣泛時空范圍內(nèi)的發(fā)展和情況,既有縱向描述,又有橫向覆蓋。 　　語言的概括:文獻綜述對原始文獻中的各類理論、觀點、方法的敘述不是簡單地照抄或摘錄,而是在理解原文的基礎(chǔ)上,用簡潔、精煉的語言將其概括出來。因此文獻綜述不同于文摘,不是將原文獻的中心內(nèi)容摘錄出來;也不同于節(jié)錄,不必完全按照原文節(jié)選下來。而是將文獻中有用的理論、觀點和方法用最精煉的語言加以概括的描述,提煉出數(shù)據(jù),同時舍棄原始文獻中的論證、計算、推導過程等細節(jié)。 　　信息的濃縮:文獻綜述集中反映一定時期內(nèi)一批文獻的內(nèi)容,濃縮大量信息。一篇綜述可以反映幾十至上百篇的原始文獻,信息密度大。關(guān)于一篇綜述需要有多少參考文獻,國內(nèi)外的學者們都做過不少研究,有一些不同的意見。評價綜述文獻的壓縮程度可用綜述文獻正文每頁所引用的參考書目平均數(shù)或者是被綜述的原始文獻頁數(shù)與綜述文獻頁數(shù)之比來考察。各學科綜述的濃縮度是不同的,要以是否集中足夠的原始文獻,以全面反映綜述主題為依據(jù)來確定。 　　評述的客觀::綜述性文獻的客觀性有兩方面,一方面敘述和列舉各種理論、觀點、方法、技術(shù)及數(shù)據(jù)要客觀,必須如實地反映原文獻的內(nèi)容,不得隨意歪曲,或是斷章取義,不顧上下文,同時還要避免因理解不同而出現(xiàn)的誤解;另一方面,在分析、比較、評論各種理論、觀點、方法時要有一種客觀的態(tài)度,應(yīng)基于客觀進行分析、評價,不能出于個人的喜好、傾向進行評論,更不能出于個人的感情有意偏袒或攻擊。另外,在做出預測時,要以事實、數(shù)據(jù)為依據(jù),以科學的推導方法為手段,力求客觀,而不是憑空想象,出于主觀愿望盲目提出 　　文獻綜述的形式特征 　　文獻綜述除了在內(nèi)容上與其它信息產(chǎn)品及文獻有著較顯著的區(qū)別外,在形式上也存在一些較顯著的特征。它的形式特征往往成為判斷一篇文獻是否是綜述性文章的主要依據(jù)。參考文獻數(shù)量多。前已述及,文獻綜述濃縮原始文獻的內(nèi)容。因此,其最顯著的形式特征就是參考文獻數(shù)量眾多。米哈伊諾夫提出參考文獻在40-100篇的文章就算綜述;而普賴斯認為,凡包含其他著作的引文25處以上的任何論文都是綜述性論文;伍德沃德認為可將參考文獻數(shù)量不少于40處的任何科學文獻算作綜述性論文。標題醒目。綜述性文章的標題一般直接反映其綜述類型,如包含“綜述”、“概述”、“述評”、“評述”、“進展”、“動態(tài)”,或是“現(xiàn)狀、趨勢和對策”、“分析與思考”等文字的標題,該文獻一般是綜述性文章。另外,在綜述性文章的標題中經(jīng)常會反映綜述的時間范圍,如“近幾年”等字樣?！督陙砦覈C述研究概述》是一典型的綜述性文章標題。 　　二、 文獻綜述的編寫 　　1. 文獻綜述的編寫步驟 　　文獻綜述是信息分析的重要成果。信息分析又稱為情報研究、情報調(diào)研、情報分析與綜合等。它是指“情報工作者根據(jù)社會和用戶的需要,圍繞某一課題,有目的地搜集和占有資料,并通過整理、評價和篩選,運用分析、綜合等手段,對有關(guān)的信息進行系統(tǒng)地概括的一種科學思維活動和再創(chuàng)造的活動”。在信息分析的過程中,將產(chǎn)生題錄、索引、文摘、提要等一系列信息品,而文獻綜述是信息分析的最高級產(chǎn)品。它不同于前面幾類產(chǎn)品只對原文獻的形式和內(nèi)容作簡單加工,而是一種再創(chuàng)造活動,同時也是一種研究活動。米哈伊諾夫認為“編寫綜述通常界乎于科學情報工作與研究工作本身之間,有時已經(jīng)處于兩者的分界線之外”。文獻綜述的撰寫過程就是信息分析的過程,它是在綜合分析全部或大部分相關(guān)文獻內(nèi)容的基礎(chǔ)上編寫文獻綜述的研究工作。 　　文獻綜述的編寫流程如下:確定選題與研究重點;文獻資料的搜集、跟蹤與積累;分析、評價資料價值,進行篩選;整理資料,使之系統(tǒng)化;撰寫綜述。 　　確定選題與研究重點確定選題是信息分析的第一步,也是撰寫文獻綜述的第一步。文獻綜述的選題一般有主動選題和被動選題兩種方式。主動選題有以下幾種情況:一是情報人員或情報研究機構(gòu)通過日常的情報研究、服務(wù)活動,發(fā)現(xiàn)問題和線索,進行選題;一是情報人員或機構(gòu)在與情報用戶的接觸和交流中,了解到用戶有哪些方面的需求,從而定題;一是專業(yè)研究人員在日常的研究工作中,日積月累大量的系統(tǒng)資料,并結(jié)合自己的研究成果和心得,主動選題撰寫綜述。被動選題分為上級領(lǐng)導部門下達的選題和外單位委托選題。不管是被動選題還是主動選題,都要考慮綜述選題是否有研究價值;根據(jù)本單位和自身的人力物力情況,是否有能力完成選題。選題的合適與否,關(guān)系到能否順利地完成編寫任務(wù),并獲得一定的社會效益和經(jīng)濟效益。 　　選題的原則 　　針對性原則:也有人稱為對用戶的適用性原則,是指選題必須滿足一定用戶的需求,即具有一定的社會意義和現(xiàn)實意義。如果是上級領(lǐng)導部門選題或委托選題,選題的部門或單位應(yīng)從本單位、本部門的需要出發(fā),同時結(jié)合生產(chǎn)、工作中的實際問題考慮選題;如果是情報部門自發(fā)選題,則不僅要了解用戶的直接需求,還應(yīng)該了解和挖掘出用戶的潛在需求,挖掘出用戶沒有用語言表達出來或沒有意識到的那部分需求。 　　預見性原則:選題的預見性,要求綜述的選題要注意當前的熱點問題,及時報道。但如果只是單純追求熱點報道,跟在“熱點”后面展開工作,就會產(chǎn)生信息遲滯,不能及時滿足讀者需求。因此,選題時要善于發(fā)現(xiàn)那些從學術(shù)和決策角度出發(fā)有較大價值,本應(yīng)引起人們關(guān)注,但尚不為人們所注意的問題進行綜述,填補空白,引起人們的關(guān)注。 　　可行性原則:選題的可行性是指具有完成這個選題的人力、物力和時間條件。物質(zhì)條件包括可獲得資料的途徑、多少、經(jīng)費來源等;人力條件是指參加撰寫及搜集資料的人數(shù)多少,撰寫人員是否具備撰寫綜述的各方面條件,知識結(jié)構(gòu)、學術(shù)水平、技能如何,及綜合分析能力和文字表達組織能力、外語水平如何。另外還要考慮完成綜述撰寫的時間限制,在現(xiàn)有人力物力情況下能否按時完成,完成的可能性如何,是否有能力承擔撰寫工作。無論是被動選題還是主動選題或是研究者的自發(fā)選題,都應(yīng)仔細論證其可行性,以決定是否定題。在考慮選題的可行性時,應(yīng)揚長避短,充分發(fā)揮本單位和撰寫人員自身的優(yōu)勢。 　　獨創(chuàng)性原則:文獻綜述的目的是為了避免大量的重復閱讀,節(jié)約時間和精力,因此也要避免重復選題。選題應(yīng)該是別人沒有做過的,在決定選題前應(yīng)廣泛調(diào)查了解前人是否做過同類綜述或是正在做。如果不做任何調(diào)查就盲目選題,容易造成重復選題,浪費大量人力、物力,并造成讀者的重復閱讀。 　　如何選題 　　文獻綜述的選題應(yīng)堅持針對性、預見性、獨創(chuàng)性和可行性相結(jié)合的原則,具體說來,可從以下幾個角度考慮選題。配合國家制定科研發(fā)展方向和科研規(guī)劃選題。如國家“九五”自然科學基金和社會科學基金資助項目的選擇和確定,需各學科提出綜述性的報告,供領(lǐng)導部門選擇決策。針對國民經(jīng)濟建設(shè)和發(fā)展中重大的規(guī)劃、政策、決策、重點建設(shè)項目選題。如在葛洲壩水利樞紐工程的上馬及建設(shè)中,有關(guān)人員提交了專題情報調(diào)研報告上百個。選擇行政管理中的有關(guān)內(nèi)容選題。如技術(shù)引進,制訂生產(chǎn)計劃,開發(fā)新產(chǎn)品,及其它管理工作中遇到的問題進行綜述,使管理人員了解國內(nèi)外的先進管理經(jīng)驗,以便借鑒和學習。有爭論和有待解決的問題。對有爭論和有待解決的問題,綜述各家之言,或在綜述的基礎(chǔ)上提出自己的見解,有助于讀者橫向比較鑒別,加以選擇。啟發(fā)讀者的思路。針對新學科、新問題、新思潮研究及學科發(fā)展的新理論和新的生長點,科學發(fā)展趨勢、動向苗頭中反映出的重大問題選題。對一些有發(fā)展前途的新問題應(yīng)及早從苗頭抓起,可配合其發(fā)展,不斷追蹤反映。配合國家經(jīng)濟、政治的形勢進行有關(guān)基礎(chǔ)理論研究選題。如現(xiàn)階段關(guān)于“市場經(jīng)濟”、“鄧小平理論”的研究等。 　　資料的搜集、跟蹤與積累搜集資料的步驟在確定了選題之后,就可以著手進行資料的搜集了。有計劃、有步驟地搜集資料可以起到事半功倍的效果。 　　明確查找范圍:必須進一步明確本綜述課題所涉及的內(nèi)容主題有幾個方面,是哪些方面,從而明確所需資料的大致范圍,進而確定資料查找的范圍和重點,哪些是與綜述主題密切相關(guān)的核心資料源,哪些是撰寫綜述所需的背景資料源,哪些是參考資料源和工具資料源, 劃定檢索范圍。 　　系統(tǒng)檢索:明確了查找范圍和重點后,開始進行系統(tǒng)的檢索,全面、廣泛地搜集一切可能的相關(guān)資料?！跋到y(tǒng)檢索是根據(jù)文獻的內(nèi)容特征(學科或主題)或外部標識(如作者、篇名、出版機構(gòu)),通過檢索工具全面系統(tǒng)獲得文獻信息的一種方法”。在手工檢索中,經(jīng)常利用的檢索工具有文摘、索引、題錄、目錄通報、目錄卡片等。在機檢中,經(jīng)常利用的有機讀索引、文摘、全文數(shù)據(jù)庫等。就檢索途徑而言,手工檢索途徑有分類、主題、著者、書名、參考文獻、及各種專用名詞術(shù)語和專用符號代碼途徑。機檢系統(tǒng)的檢索途徑較多,除了包括上述手工檢索的途徑外,在全文檢索系統(tǒng),還可以利用自由詞、關(guān)鍵詞、時間、地點、文摘詞、機構(gòu)名等檢索途徑,并可進行模糊檢索、蘊含檢索和組配檢索,能夠較全面地檢索到相關(guān)的資料。檢索途徑和檢索工具的種類繁多,在進行系統(tǒng)檢索時,應(yīng)根據(jù)自身的條件、綜述課題的概念和內(nèi)容確定查找主題和類目,進而確定合理可行的檢索方法和檢索策略,選擇適用的檢索工具,保證檢索的查全率和查準率。在檢索過程中,要將檢索到的資料的有關(guān)信息記錄下來,以備獲取原始文獻。 　　廣泛瀏覽:一般的檢索工具的出版在時間上都有一定的滯后期,大約一年到幾個月。因此,還需廣泛的閱讀瀏覽近半年的各類文獻資料,獲取最新信息。文獻資料的類型主要有:圖書、期刊、會議文獻、專利資料、標準文獻、報紙、百科全書、年鑒、手冊、機構(gòu)指南、圖冊、辭典、科技報告、學位論文、手稿、統(tǒng)計資料、產(chǎn)品資料、政府出版物、內(nèi)部資料等,以及縮微型和機讀型文獻。并注意瀏覽新書書目,新書通報等。在檢索和瀏覽時如何利用這些文獻資料獲取信息呢?可利用圖書、專業(yè)辭典、百科全書了解已有的定義、觀點;利用報紙、政府出版物了解國家有關(guān)的方針、政策及規(guī)定,以及課題的一般概況,獲得背景材料;利用相關(guān)的年鑒、手冊獲得事實和數(shù)據(jù),掌握發(fā)展概況;利用綜述性文獻和會議錄掌握最新消息和研究動向;利用專利說明書了解某項技術(shù)或產(chǎn)品的各項性能指標;還可利用專利查新,了解某項技術(shù)或產(chǎn)品是否已開發(fā)過。應(yīng)該強調(diào)的是,要注意對綜述性資料的搜集和利用。信息交流:包括參觀考察、參加會議或個別交談、現(xiàn)場調(diào)查、發(fā)放調(diào)查表等方式,直接獲得第一手材料和最新資料。通過交流獲得的信息應(yīng)準確地記錄下來,并要認真核對其來源和可靠性,才能在綜述中引用或參考。 　　搜集資料的原則 　　在搜集資料的過程中,為了確保搜集資料的質(zhì)量,應(yīng)該注意以下幾個原則: 　　廣泛性原則:這里有三層含義。一是指學科范圍廣泛,不僅要搜集本專題的相關(guān)文獻,還要搜集一定的相關(guān)的交叉學科、基礎(chǔ)學科的文獻資料;二是指文獻類型廣泛,包括印刷型文獻、縮微型文獻、機讀型文獻等各種形式的文獻資料;三是搜集的時空范圍廣。根據(jù)綜述的內(nèi)容,搜集的資料在時間上可追溯幾十、上百年,在空間上可包括國內(nèi)、國外的文獻資料。 　　代表性原則:要注意搜集有代表性的文獻資料。如刊登在本學科核心期刊上的文獻,由學科帶頭人或知名科學家撰寫的文章,國家有關(guān)部門領(lǐng)導人的講話等,可以代表當前的發(fā)展水平和認識程度。 　　時間性原則:搜集資料應(yīng)確定搜集的時間范圍,回溯查找到哪一段時間為止。因為文獻資料都有其時效性,有些專題的文獻資料半衰期很短,老化速度快。確定合理的查找時間,可以避免獲取一些無用信息,減少資料篩選階段的工作。資料的搜集并不局限于這一段時期,而是一個長期的過程,在撰寫綜述的過程中,還要不斷地注意學科發(fā)展動態(tài),繼續(xù)查閱、搜集最新資料,盡可能將最新的、最近時期的資料在綜述中反映出來。伴隨著資料搜集的過程,資料的積累也在同步進行著。這個跟蹤積累的過程一直要延續(xù)到綜述文章定稿為止。資料搜集和積累的方法主要有摘記(摘譯)、剪貼和復印、追記,不管是哪種方法,都必須記錄下該資料的出處(文獻類型,名稱,年卷期,頁次)和作者,出版單位,文獻收藏單位,索取號等。因此,在資料搜集和積累的過程中,可以產(chǎn)生“題錄”或“目錄”等綜述的副產(chǎn)品。分析、評價資料的價值搜集資料時,對資料只是大致瀏覽,根據(jù)資料的標題和文摘、提要、目錄編排等判斷是否可用。到了這一階段,就需對所搜集的全部資料進行通讀,做主題分析和因素分析,判斷是否可用,可用的程度有多大,進而對資料進行篩選,縮小參考資料的范圍。 　　鑒別資料的原則 　　評價和鑒定資料必須將綜述課題與資料的內(nèi)容價值結(jié)合起來考慮,主要有以下幾個原則。 　　可靠性原則:即資料的真實性,文獻資料的內(nèi)容是否客觀、真實。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,文獻資料也存在著良莠難辨的問題,存在著大量的非科學、偽科學的東西,在鑒選資料時,應(yīng)注意資料的真實性,選擇資料要慎重。 　　客觀性原則:指鑒定、評價文獻資料,決定取舍的態(tài)度要客觀、公正,不能帶有主觀傾向和先入為主的態(tài)度,更不能摻雜個人感情。 　　相關(guān)性原則:指搜集的文獻內(nèi)容與綜述課題的相關(guān)程度如何,有多少內(nèi)容是與綜述課題相關(guān)的。相關(guān)信息多的文獻應(yīng)優(yōu)先選擇,相關(guān)信息少的文獻或是雖然相關(guān),但對于綜述課題沒有多少利用價值的文獻資料以及內(nèi)容重復的資料可以剔除。 　　適用性原則:指文獻資料對于使用者可資利用的程度。即文獻資料的內(nèi)容雖然和綜述課題密切相關(guān),但是由于文獻資料產(chǎn)生的背景,如地理環(huán)境、氣候、自然資源、科技發(fā)展水平、經(jīng)濟能力以及民族、文化、國情的差異,一些文獻資料所提供的信息并不是普遍適用,可以完全借鑒的,而是只適用于與產(chǎn)生該文獻的背景相似的情況。如對于產(chǎn)品、技術(shù)資料的介紹和評價,應(yīng)考慮是否適于本國的國情,與本國的技術(shù)水平相適應(yīng)。對于理論觀點和學說的介紹和評價、篩選則要考慮本國的政治制度和意識形態(tài)、人文因素等,不能隨意引用。情報的適用性原則是一個動態(tài)的原則,沒有明確的標準,需要撰寫人員具體情況具體對待。 　　新穎性原則:一方面,要看文獻中提出的觀點、原理和方法與其他資料相比有沒有新的內(nèi)容、新的發(fā)展,其描述的事實從未發(fā)表過或者在原有事實的基礎(chǔ)上提出了新的結(jié)論;包含有新史料、新數(shù)據(jù)或在研究方法上運用了新技巧、新概念系統(tǒng)、新理論模式等等,是否介紹了新技術(shù)、新發(fā)明、新的管理經(jīng)驗。綜述文獻里包含的新內(nèi)容對于讀者最有啟發(fā)意義,使讀者及時了解發(fā)展動態(tài)。資料內(nèi)容的新穎性可以從文獻的外部特征、文獻的內(nèi)容和科學技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)判斷,還可以從推廣應(yīng)用情況、與同類成果的對比、技術(shù)經(jīng)濟效果等方面進行判斷。另一方面,要看文獻資料中反映的觀點、理論和方法等是否老化過時,失去了利用價值。特別是技術(shù)方法等方面的資料,時間性極強,隨著新一代產(chǎn)品的開發(fā)和使用,舊的技術(shù)方法很快就會被淘汰,沒有多少實用價值。因此必須弄清其時效性和先進程度。這一點在引進設(shè)備、投產(chǎn)新產(chǎn)品的情報調(diào)研方面尤為突出。要避免因資料陳舊,不了解現(xiàn)階段的發(fā)展情況而得出錯誤結(jié)論,盲目引進已過時陳舊的技術(shù)和設(shè)備。 　　整理資料 　　系統(tǒng)化整理資料的主要任務(wù)是對搜集和積累的資料進行分類,以方便利用。整理資料的工作也不是完全局限于本階段的,在搜集和積累資料進行篩選的過程中,就一直伴隨著資料的整理工作。在前兩個階段,資料的整理只是簡單的大致歸類,將其分為背景材料(政策,發(fā)展概況)、主題材料、提供數(shù)據(jù)的材料等。到了這一階段,則要解決信息的微分化與系統(tǒng)化的問題,“微分化是使所獲得的信息依據(jù)分析研究的需要形成分類體系,系統(tǒng)化則是使所獲得的資料依據(jù)分析研究的需要形成一種多向的動態(tài)的信息集合”。將經(jīng)過篩選的資料,按照某種標準詳細分類,如按應(yīng)用領(lǐng)域、觀點、方法、技術(shù)、產(chǎn)品等分類,在大類下還可將資料按照地區(qū)、年代等進一步分類歸納。具體分多少類,采用哪些分類標準應(yīng)根據(jù)搜集到的資料確定。在分類歸納的同時,將重點內(nèi)容進行提煉和摘錄,把原始文獻中的重點句、重點節(jié)和重點段直接摘抄下來或翻譯過來,做出“節(jié)錄”,對于僅供一般參考的非重點文章,以“提要”、或“文摘”的形式記錄下來;而對于一些重要的、信息量大的原始文獻,應(yīng)該用精煉、概括的語句將其主要內(nèi)容提煉出來,以備撰寫綜述時可以馬上利用。對于各種數(shù)據(jù),利用邏輯推導、各種數(shù)學方法進行定量和定性的分析,得出一定的結(jié)論,或是制成表格。使得資料的脈絡(luò)分明,層次清晰。如果撰寫預測性的文獻綜述,還要對現(xiàn)有的資料運用各種預測方法,得出科學合理的預測結(jié)論?？傊?經(jīng)過這一階段的工作,對原始文獻的內(nèi)容進行了系統(tǒng)的分析與綜合,理論、觀點與方法已經(jīng)按類總結(jié)在一起,并用文字提煉表達出主要內(nèi)容,文獻綜述的主要組成部分已經(jīng)具備了。這一階段是信息分析的主要階段,它體現(xiàn)了信息分析的研究性及創(chuàng)造性,是使情報資料增值的過程。 　　下一步的工作就是開始撰寫綜述,將經(jīng)過系統(tǒng)化的資料有機的組織起來。撰寫綜述經(jīng)過上一階段的資料整理工作,綜述的主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)、作者自己的看法和觀點都已經(jīng)在綜述撰寫者的腦子里成型,接下來的工作就是要將這些內(nèi)容有機的組織起來,形成一個統(tǒng)一的整體,最后完成整篇綜述的撰寫,結(jié)束這次信息分析與研究的過程。